A Importância da Definição de Processos Para a Área de Vendas
Quando pensamos na área de vendas, dificilmente a primeira coisa que nos virá a cabeça é a importância de se ter processos claramente definidos. Profissionais de vendas muitas vezes são selecionados por características como pro atividade, jogo de cintura, autodeterminação e tendem a realizar tarefas do seu próprio jeito, baseados nas suas experiências do que já deu certo no passado.
Porém, hoje as coisas mudam com muita frequência, desde a forma que o cliente espera ser atendido, como um pedido deve ser realizado ou até a documentação exigida para efetuar a compra. Empresas em que os processos estão na cabeça de poucos e são passados no “boca-a-boca”, tendem a sofrer muito com essas mudanças, além de ter altos índices de retrabalho, dificuldade na capacitação de novos vendedores e, naturalmente, uma grande ineficiência na área de vendas.
Estabelecer e estruturar processos na área de vendas é fundamental para se ter um ganho de produtividade, uma vez que fornece aos colaboradores um guia para realizar um trabalho de forma correta e eficiente, além de aumentar a consistência na qualidade e integridade das vendas. Outros benefícios que os processos de vendas trazem são:
- Reduzir erros na operação;
- Reduzir o desperdício e perda de tempo;
- Aumentar a produtividade de vendas;
- Melhorar a qualidade dos serviços prestados;
- Treinar e desenvolver colaboradores;
- Definir e controlar processos;
- Vender mais e com maior qualidade.
Para isso, alguns pontos devem ser observados:
Pense no cliente
O maior beneficiado deve ser o cliente, que contará com um atendimento rápido, assertivo e sairá satisfeito. Portanto, ao pensar no processo de vendas, assuma a posição de cliente e avalie o passo-a-passo, desde o início da venda, até a conclusão.
Por exemplo: O cliente é prospectado, é agendada uma visita. Em seguida, é feito um atendimento que entrará em uma negociação. Para que uma proposta seja gerada, a devida documentação é analisada e, finalmente, o contrato é firmado.
Simplifique
Profissionais de vendas costumam ser exemplares na arte da simplificação e repudiam tarefas morosas e complexas, portanto simplifique ao máximo os seus processos. Lembre-se sempre que o intuito é padronizar, mas sem burocratizar desnecessariamente.
Após avaliar as oportunidades é necessário validar qualquer alteração, realizando o novo processo em uma determinada loja ou equipe para avaliar a eficiência e qualidade das alterações realizadas.
Direcione sem impor
Processos implantados de forma ditatorial costumam fracassar após um período. Deve-se valorizar os benefícios do processo de forma a vendê-los para a sua equipe, tomando o cuidado de ressaltar diferentes aspectos para cada membro, de acordo com suas crenças. Isso é verdade especialmente para vendedores mais experientes, que costumam criar seus próprios processos.<br>
Além disso é necessário manter uma certa flexibilidade em alguns processos. Um atendimento de qualidade exige uma boa dose de criatividade, portanto deixe uma certa margem de tolerância para que sua equipe possa experimentar de forma que não comprometa a eficiência e qualidade. O intuito do processo é agir como um mapa para que a equipe saiba o caminho que deve traçar para executar suas tarefas.
Associe Indicadores
É fundamental associar indicadores aos processos ou até mesmo para cada etapa deles. Indicadores ajudam a entender as falhas, entendendo onde estão as reais oportunidades de melhoria. Eles permitem aos gestores realizarem um controle efetivo da sua equipe, avaliando recursos, treinamentos e capacitações necessárias.
O maior exemplo de indicador para processos de vendas são as taxas de conversão. Elas informam ao gestor onde a equipe de vendas está perdendo mais cliente, permitindo, assim, realizar treinamentos e capacitações mais efetivas. Por exemplo: Vendedores com baixa taxa de conversão entre a prospecção e visita, necessitam de treinamentos relacionados à abordagem.
Outros exemplos de indicadores interessantes para se avaliar são: aprovação de crédito, índice de retrabalho, trocas, quantidade de contratos rejeitados e cancelamentos de pedidos. É necessário avaliar os processos para determinar quais indicadores auxiliarão na gestão do negócio.
Adapte
Assim como tudo na vida, processos são mutáveis e evoluem com o tempo, portanto devem ser revisados periodicamente para acrescentar novas práticas em casos, por exemplo, de alteração do sistema, mudança da legislação etc.
É comum empresas investirem pesado para estruturar e normatizar os seus processos e deixá-los parados no tempo em documentos que não são visualizados por ninguém. Processos defasados geram um descrédito geral no trabalho.
Por isso, estabeleça uma cadência padrão de revisão de processos, envolvendo a equipe de vendas e mantendo um canal aberto de comunicação para envio de sugestões de melhorias.
Se você está interessado em aprimorar os seus processos de vendas e ganhar produtividade.